Verantwortlicher gemäß Datenschutzgrundverordnung (kurz „DSGVO“) und Betreiber der Website iwgroup.at ist die IW Group GmbH, Josef Trauttmansdorff-Straße 18, 3140 Pottenbrunn Österreich, office@iwgroup.at, +43 2742 /40405 (im Folgenden „wir“ genannt).
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Bei Anfragen zum Datenschutz wenden Sie sich gerne an datenschutz@iwgroup.at.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere im Rahmen einer geschäftlichen Verbindung mit Ihnen (bzw. mit einem Unternehmen, welches von Ihnen vertreten wird). Die Verarbeitung der Daten erfolgt dabei aufgrund des vertraglichen (sowie bei Anbahnung einer Geschäftsbeziehung auch eines vorvertraglichen) Verhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dabei werden insbesondere Ihr Name, Ihre Kontaktdaten (wie etwa E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Wohndresse), gegebenenfalls Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft, Kontodaten, eventuell Informationen betreffend Ihrer Bonität, wenn notwendig Ihre Sozialversicherungsdaten, sowie Informationen von Ihnen im Zusammenhang mit der Erfüllung des Vertragsverhältnisses (insbesondere Unterlagen, Urkunden, Verträge, Korrespondenzen, Finanzdaten udgl.) verarbeitet.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann auch aufgrund einer von Ihnen erteilten, jederzeit widerrufbaren Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) erfolgen. In diesem Fall verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß und im Umfang der von Ihnen uns erteilten Einwilligung.
Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann zur Erfüllung einer uns treffenden rechtlichen oder behördlichen/gerichtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) erforderlich sein (insbesondere Aufbewahrungspflichten oder auch Meldepflichten gegenüber Behörden aufgrund gesetzlicher Grundlage).
Darüber hinaus kann eine Verarbeitung aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Verarbeitung erfolgen. In einem solchen Fall erfolgt die Verarbeitung unter der erforderlichen, verhältnismäßigen Wahrung unserer berechtigten Interessen als Verantwortlicher oder den berechtigten Interessen eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), wie insbesondere zur Wahrung betrieblicher Interessen, Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen und wenn kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben, weiters zur Hintanhaltung physischer Schäden oder finanzieller Verluste, zur Durchführung von Direktwerbung (Marketing- und Informationsmaßnahmen, insbesondere über von uns angebotene Dienstleistungen, z.B. Newsletter), zur IT-Sicherheit und technischen Administration sowie zu Zwecken der Kunden- und Lieferantenverwaltung bzw Mitarbeiter- und Bewerberverwaltung. Die Verarbeitung erfasst hier sämtliche im Rahmen des Vertragsverhältnisses verarbeiteten Daten, wenn dies zur Zweckerreichung erforderlich ist.
Online-Bewerbungen
Mittels eines assistentengestützten Bewerbungsformulars auf unserer Homepage können Sie Bewerbungen an uns richten. Um sich bei uns zu bewerben ist es erforderlich, dass Sie uns alle bewerbungsrelevanten Daten zu Ihrer Person sowie Nachweisdokumente übermitteln. Sie nehmen zur Kenntnis, dass die vorgenannten Daten von uns zum Zweck der Bearbeitung bzw. Beantwortung Ihres Anliegens verarbeitet werden und stimmen der Datenübermittlung im beschriebenen Umfang ausdrücklich zu (Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Ihre Bewerbungsdaten werden an das auf unserer Homepage eingebundene Recruiting-Portal der Firma Personio (siehe unten bei Punkt 7) übermittelt. Personio wurde von uns im Sinne des Art. 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter beauftragt und zur Gewährung der Datensicherheit gem. Art. 24 und 32 DSGVO verpflichtet.
Für weitergehende Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Online-Bewerbungen verweisen wir auf die Datenschutzinformation für den Recruiting-Prozess mit Personio.
Als Betroffener haben Sie jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Datenübertragung, Widerspruch, Einschränkung der Bearbeitung sowie Sperrung oder Löschung unrichtiger bzw. unzulässig verarbeiteter Daten. Insoweit sich Änderungen Ihrer persönlichen Daten ergeben, ersuchen wir um entsprechende Mitteilung.
Sie haben jederzeit das Recht, eine erteilte Einwilligung zur Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht berührt und durch den nachträglichen Wegfall der Zustimmungserklärung nicht unrechtmäßig.
Ihre Eingabe auf Auskunft, Löschung, Berichtigung, Widerspruch und/oder Datenübertragung, im letztgenannten Fall, sofern damit nicht ein unverhältnismäßiger Aufwand verursacht wird, können Sie jederzeit an uns richten.
Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen das geltende Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer anderen Weise verletzt worden sind, können Sie sich gerne direkt an uns wenden (datenschutz@iwgroup.at, +43 2742 / 40405), um mögliche Missverständnisse zu klären. Alternativ haben Sie aber auch jederzeit das Recht, sich direkt bei der österreichischen Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at) zu beschweren.
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt durch entsprechende technische und organisatorische Vorkehrungen im Sinne des Art 32 DSGVO. Diese sollen vor unerlaubtem, rechtswidrigem oder auch zufälligem Zugriff, Verarbeitung, Verlust, Verwendung und Manipulation schützen.
Diese Vorkehrungen bestehen unter anderem aus: Einsetzung von Verschlüsselungssystemen, Benutzer-Authentifizierungskontrollen, Beschränkung des Zugriffs auf personenbezogene Daten, Beschränkung der Zugriffsrechte in elektronischen Systemen, Netzwerküberwachungslösungen, gesicherte Netzwerk-Infrastrukturen, Firewalls, Virenschutzsoftware, allgemeine Verpflichtung unserer Mitarbeiter zum Datengeheimnis, Elektronisches Zutrittssystem. Unsere getroffenen Datensicherheitsmaßnahmen werden fortlaufend überarbeitet und/oder aktualisiert.
Ungeachtet der Bemühungen der Einhaltung eines stets angemessen hohen Standes der Sorgfaltsanforderungen kann nicht ausgeschlossen werden, dass Informationen, die Sie uns über das Internet bekannt geben, von anderen Personen eingesehen und genutzt werden.
Zur Erfüllung eines Vertrags, einer gesetzlichen Verpflichtung, aufgrund Ihrer Einwilligung oder aufgrund berechtigter Interessen übermitteln wir Ihre Daten erforderlichenfalls an die nachstehenden Kategorien von Empfängern im Sinne des Art 13 Abs 1 lit e DSGVO: von uns als Verantwortliche beigezogene Auftragsverarbeiter (insbesondere Lieferanten, IT- und BackOffice-Dienstleister, Buchhalter, Personalverrechner, HR-Software Anbieter/Recruiting-Plattformen uä), Gerichte und Behörden, (Sozial-)Versicherungen, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Sachverständige, Drittanbieter und Kooperationspartner (zB Kreditkartenanbieter, Banken), Werbe- und Webanalyse-Partner.
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur an Drittländer, die über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügen, oder wir setzen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass alle Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau einhalten, wozu wir Standardvertragsklauseln abschließen, diese Teilnehmer des Data Privacy Frameworks sind und/oder wir Transfer Impact Assessments durchführen.
Ihre Daten werden von uns in personenbezogener Form so lange gespeichert, als dies zur Erreichung des Zweckes, insbesondere zur vollständigen Erfüllung der gesamten Geschäftsverbindung (von der Anbahnung über die Abwicklung bis zur Beendigung des Vertrages) erforderlich ist sowie bis zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß gesetzlich festgelegter Aufbewahrungs- und Dokumentationsbestimmungen (etwa die 7-jährigen Aufbewahrungsfristen von Verträgen und sonstigen Dokumenten sowie der dazugehörigen Korrespondenz gemäß UGB, BAO, UStG, ua). Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung bis zum Ablauf geltender Schadenersatz- und Gewährleistungsfristen für die erforderliche Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (hier bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden), wobei hier die gesetzlichen Verjährungsfristen nach dem Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch – ABGB zu berücksichtigen sind, welche zu einer Aufbewahrung erforderlicher Unterlagen bis zu 30 Jahre nach Beendigung des Vertragsverhältnisses führen können.
Die jeweilige Dauer der Speicherung Ihrer Daten bemisst sich anhand verschiedener Kriterien (insbesondere der Rechtsgrundlage, auf welche sich die Verarbeitung stützt, dem zu erreichenden Zweck als auch gegebenenfalls Ihrer Einwilligung). Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgt die Speicherung und Verarbeitung jedenfalls so lange, wie Ihre Einwilligung erteilt wurde (und kein Widerspruch von Ihnen bei uns eingelangt ist).
Die Website www.iwgroup.at verwendet folgende eingebundene Dienste:
Auf unserer Website werden Inhalts- und Serviceangebote vom Drittanbieter Personio SE & Co. KG (Seidlstraße 3 80335 München, Deutschland, vorstehend und folgend „Personio“) eingesetzt, damit Bewerbende direkt auf unserer Website ein Bewerbungsformular ausfüllen können, ohne zu Personio weitergeleitet zu werden. Dabei werden die Bewerbendeninformationen über die API an Personio übermittelt, um den Bewerbungsprozess so einfach wie möglich zu gestalten und Ihre personenbezogenen Daten datenschutzkonform verarbeiten zu können.
Zur Optimierung der Website in Bezug auf die System-Performance, Benutzerfreundlichkeit und Bereitstellung von nützlichen Informationen über unsere Dienstleistungen verarbeitet der Provider der Website automatisch Informationen in so genannten Server-Log Files, die Ihr Browser automatisch dem Provider übermittelt. Davon umfasst sind Ihre Internet-Protokoll Adresse (IP-Adresse), Browser und Spracheinstellung, Betriebssystem, Referrer URL, Ihr Internet Service Provider und Datum/Uhrzeit.
Wir sind auch auf der Social-Media-Plattform LinkedIn vertreten (https://at.linkedin.com/company/iw-group-gmbh). Rufen Sie diese Plattform auf, gelten die Geschäftsbedingungen und Datenschutzrichtlinien des Betreibers dieser Plattform.
Die Datenschutzerklärung von LinkedIn finden Sie hier: https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy. Ein Opt-out ist hier möglich: https://www.linkedin.com/psettings/guest-controls/retargeting-opt-out.
Wir setzen in unserem Unternehmen Anwendungen auf Basis von Künstlicher Intelligenz (KI) ein. Der Einsatz von KI-Anwendungen erfolgt auf Basis entsprechender Datenschutzfolgenabschätzungen und ist in detaillierten internen Richtlinien und Handlungsanweisungen klar geregelt.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten in diesem Zusammenhang erfolgt ausschließlich zur Unterstützung dienstlicher Tätigkeiten, wie beispielsweise der Erstellung von Texten, Analysen oder Präsentationen. Darüber hinaus nutzen wir KI-Anwendungen zur Optimierung von Arbeitsprozessen (insbesondere zur Analyse, Zusammenfassung oder Strukturierung von Inhalten) sowie zur schnelleren Auswertung, Aufbereitung und Strukturierung von Informationen. KI-Anwendungen werden ausdrücklich nicht zur automatisierten Entscheidungsfindung oder für Profiling eingesetzt.
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der Steigerung der Effizienz, Qualität und Modernisierung unserer betrieblichen Abläufe gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO. Sofern der Einsatz von KI-Tools unmittelbar zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, dient Art 6 Abs 1 lit b DSGVO als Rechtsgrundlage.
Im Rahmen des Einsatzes von KI-Anwendungen stellen wir Folgendes sicher:
Datensicherheit: Der Schutz Ihrer Daten erfolgt durch angemessene technische und organisatorische Vorkehrungen gemäß Art 32 DSGVO, um unbefugte Zugriffe oder Manipulationen zu verhindern (siehe Punkt 4).
Übermittlung an Dritte: Sofern KI-Tools von Drittanbietern eingesetzt werden, erfolgt eine Übermittlung Ihrer Daten nur unter Einhaltung eines angemessenen Datenschutzniveaus. Dies wird durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln, die Prüfung des Data Privacy Frameworks oder die Durchführung von Transfer Impact Assessments gewährleistet (siehe Punkt 5).
Speicherdauer: Ihre Daten werden nur so lange verarbeitet, wie dies zur Erreichung der genannten Optimierungs- und Unterstützungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (siehe Punkt 6).
Als betroffene Person haben Sie auch im Zusammenhang mit unseren KI-Anwendungen die unter Punkt 3 angeführten Betroffenenrechte.